ISO9001中采購過(guo)程的控制(zhi)(***)
組織采(cai)購的(de)原輔材料及(ji)配套件、添加劑等產品直接影響外供(gong)產品質(zhi)量。因(yin)此，對組織的(de)采(cai)購過(guo)程必須實施嚴(yan)格控制。
采購過程控制的主要目的
GB/T19001－2000標準7.4.1提出“組織應確保采購的產品符合規定的采購要求。”這里的“規定的采購要求”，應包括采購產品固有特性的要求，例如采購產品的功能和性能
的要求，可以是產品的規格、型號、等級及相關質量特性等要求，也可以包括賦予特性的要求（如交貨期、價格及售后服務等項要求）。對采購過程實施控制的主要自的就是使采
購產品能夠滿足組織對以上固有特性和賦予特性的要求。對采購產品的控制，是組織對產品實施控制的源頭，是組織向顧客提供合格產品的基本保證。
那么，如何對采購過程進行控制才能實現以上目的?GB/T19001－2000標準7.4.1明確提出，’‘組織應根據供方按組織的要求提供產品的能力評價和選擇供方。”這就是要求組
織應將對產品質量控制的手段前移到對采購產品的供貨源頭，對供方實l施控制，要求供方具備長期穩定地g提供合格產品的能力，從而使本組織采購的產品能夠符合規定的采購要
求。
采購過程的識別、確定
采購本身是過程，同時也存在若干子過程。這些過程都存在輸人、轉換和輸出，每個過程都存在過劇的目標和相關要求。只有對采購則全過程和若干子過程實施控制才曉實現
對采購產品實施控制的目的。
組織對采購過程的控制應適則組織實際運作的需要，組織的規模和采購產品不同，控制的過程可能有較大的差異，但通常情況下，組織的采購過程可以包括以下子過程：
1.確定采購產品的需求
組織根據生產的需要，可以確E定采購產品的種類和特性，提出采購產品清單或以適宜的其他方式表述。
這種采購產品的需求，必須根據組織實施運作需要的方式提出。在大多數批量或小批量輪番生產的I組織，可以在某階段內，例如一年或對年時間內，在盤查庫存的基礎上，
貼出需要購人的采購產品名錄。在剛某一工程項目進行一次性施工的限筑施工組織，也應在確定施工項目之后，在施工準備階段提出本項工程所需的采購產品清單，并完成目供方
的調查和評價，選擇好合格四方，為具體實施采購做好準備。
值得注意的是，采購產品的需際和采購產品清單的提出，以及后用的對供方的調查、評價和選擇，都民為能夠及時采購到合格產品而做出準備。“工欲善其事，必先利其回”
。在采購計劃下達前，對擬采購品的供方進行調查、評價，并選擇確定合格的供方。在采購計劃下達后，可按采購計劃的要求，立即到已確定的合格供方采購合格產品，而采購計
劃則是實施采購的指令。如果采購計劃下達后，再對供方進行調查和評價則會影響采購活動的順利進行。因此，在多數情況下，采購產品清單的提出和具體執行采購任務的采購計
劃還是有所區別的。
2 .對采購產品實施重要度分級。
GB/T19001－2000標準7.4.1提出：“對供方及采購的產品控制的類型和程度應取決于采購的產品對隨后的產品實現或最終產品的影響”。這就明確提出了本組織采購的產品對
產品實現過程和最終產品的影響程度是不同的。有的采購產品對最終產品將起到至關重要的作用，有的采購產品可能對最終產品或后續活動的影響無關緊要。例如，生產不銹鋼水
杯的組織，采購的產品有不銹鋼的鋼材和包裝時使用的塑料薄膜。對這兩種采購產品而言，不銹鋼的鋼材對水杯的質量特性將起到重要作用，而起保護作用的包裝盒內的塑料薄膜
，對產品質量的影響則是很小的。組織應針對以上采購產品的重要程度，將不銹鋼的鋼材列
人重要的采購產品實施重點監控，而對塑料薄膜實施一般控制即可。
因此，組織應什對采購產品清單，按采購產品對最終產品或后續產品實現影響的重要程度劃分級別。可分為關鍵、重要和一般的采購產品或按組織的實際需要劃分。一般情況
下，組織的關鍵采購產品往往是少數的，重要的采購產品也不一定占有較大數量。組織可以集中主要精力控制關鍵和重要的采購產品，對大量的一般采購產品實施一般控制，從而
大大提高組織對采購產品實施控制的效果。
3.提出供方預選名單
組織應針對關鍵和重要的采購產品，提出每種采購產品的預選供方名單，對這些列人預選的供方分別進行調查和評價，進行充分比較，做到“貨比三家”，從而選擇質量好。
價格合理、服務周到的供方作為組織的供貨來源。同時，在選擇和比較過程中也可以形成供方的競爭機制。通過供方的竟爭，可以采購到價格更加低廉的產品，從而降低產品成本
，獲得更多的利益。
值得注意的是，有的組織對采購產品，無論是關鍵、重要的采購產品，還是一般的采購產品，都沒有提出預選的供方。對采購的某種產品，只是提出由一家供貨，并對一家供
方進行調查，確定一家供方為合格供方。這樣，如何能做到”貨比三家”，形成供方的競爭機制而使組織獲利呢？這種做法很可能偏離GB/T19001－2000標準7.4.1條款的要求，而
使組織對供方的選擇流于形式，何談對采購過程實施控制的有效性呢？供方的市場也是動態的，供方本身也不是一成不變的，為確保本組織能長期穩定地采購到符合要求的產品，
應隨時對供方進行評價和選擇。
4. 對預選供方進行調查、評價和選擇
根據采購產品清單中需采購的產品及按重要度分級要求，對提供關鍵和重要采購產品的供方，參照組織已確定的采購信息要求進行質量保證能力的調查、評價和選擇。調查的
內容應包括供方相關人員的能力、技術水平和資格要求等；還包括供方的設備能力二工藝水平、檢驗和試驗能力、合格原材料的供應能力。生產環境的保證能力等；同時地應包括
供方的自我調控和改進提高的能力、產品實物質量、產品價格及售后服務和信譽情況等內容。通過調查，對供方作出總體評價，并進行選擇。合格供方清單應經過授權人批準，并
按受控文件管理。
對供方調查的方式應根據采購的不同產品及供方的具體情況具體確定，切不可以某種統一的模式進行。例如：
（1）可以采取試用的方式進行。經過使用認為供方的產品可以滿足本組織的需要，同時應對供方的相關質量保證能力進行調查評價，以確保供方有能力長期穩定地提供合格產
品。
（2）根據采購產品的質量水平和信譽程度以及產品的品牌，直接將其確定為合格供方，如采購德國的西門子電器產品、我國寶鋼生產的鋼材等產品，不必進行質量保證能力的
調查和評價。
（3）對新列人采購名單的供方或了解不夠深人的供方，應按對供方調查和評價的內容進行，并依據組織制定的《對供方調查、評價和重新評價準則》的規定進行調查和評價，
對判定合格的供方列人合格供方名單。
組織在采購過程中，有的采購產品可能直接從商貿公司進貨。在這種情況下，組織對供方的調查和評價，可以是既評“商”又評“廠”。評價商貿公司的信譽是否可以長期穩
定經銷貨真價實的產品，是否存在經銷假。冒、偽、劣產品的劣跡等。但更重要的是評“廠”。應根據相關信息，追溯到采購產品的直接生產廠家。
5.在合格供方采購產品
合格供方的產生一般應屬組織采購計劃下達前的準備工作。在具體實施采購時，應根據采購計劃的安排，到合格供方進行采購進貨。但組織可能發生“緊急采購”的情況。也
就是已列人合格供方的組織由于某些特殊情況不能按正常情況進行供貨。在這種情況下，對新的供方進行調查和評價，在時間上已來不及了，因此組織應作出“緊急采購”的具體
規定。例如對‘緊急采購”的供方通過授權人員的批準，取代對合格供方的調查；對“緊急采購”產品應做好標識，以便發生不合格時進行跟蹤更換等。同時還需要注意做好合格
供方的繼續調查和評價。
6.調查、評價和再評價的記錄
GB/T19001—2000標準第7.4.1條款提出，評價結果及評價引起的任何必要措施的記錄應予保持。因此，這些記錄應屬于對采購過程實施有效控制的組成部分。這些記錄可以包
括對供方質量保證能力的調查、評價和批準合格供方的相關記錄，以及對供方再評價的記錄；也可以包括通過對供方的調查和評價提出的相關措施的記錄。例如對供方提出限期改
進的要求，組織嚴格進貨檢驗的規定，以及在供方不能滿足本組織要求的情況下，從合格供方名單中除名的決定等記錄。
“采購產品的驗證”和‘’對合格供方的重新評價”子過程從略。
評價、選擇和重新評價的準則
GB/T19001—2000標準7.4.1條款明確提出：“應制定選擇、評價和重新評價的準則。”這一準則是對供方進行調查、評價和選擇以及重新評價的依據。因此，組織應對此作出
具體安排。通常情況下，這一準則可以包括如下內容：
對供方進行調查、評價和選擇的主要目的；
對供方調查、評價和選擇的主要職責和權限，其中可以包括調查人員，參與評價的部門，合格供方的授權批準等職責和權限的規定；
調查的主要內容及要求；調查評價的步驟安排；
調查評價方法的規定及說明；合格供方的判斷；
當供方不能滿足要求時的處理意見；
再評價的時機、方法和要求；記錄要求。
采購信息
GB/T19001—2000標準7.4.2條款提出，采購信息應表述擬采購的產品。因此，采購信息是對采購產品的要求和采購的依據。特別是7.4.2a條款提出了“產品、程序、過程和設
備的批準要求。”這就明確提出了這些要求是由組織批準后，由采購人員代表本組織向供方提出的要求。對組織的采購信息作出明確的規定，有助于確保采購產品的質量。
不同的采購產品，應有不同的采購要求。什對組織的實際需要，適當時，采購信息主要內容可包括：
1.產品的批準要求。例如，對采購產品的質量特性要求，可以包括產品功能和性能特性的要求，提出采購產品的驗收準則，規定采購產品的規格、型號、等級以及應滿足的相
應產品標準和產品規范等內容。對重要的采購產品，也可能提出對構成采購產品的原材料的批準要求，以及產品“緊急放行”和出現不合格時的批準要求等。
2.程序的批準要求。在采購過程中，有很多需要組織和供方共同遵守的程序。這些程序在組織實施采購之前雙方達成共識，可以減少不必要的糾紛，避免給供需雙方造成不必
要的損失。例如，在采購過程中雙方應嚴格遵守《產品交付程序》，其中可以包括采購產品交付的步驟、方法、存放地點、產品標識、產品防護、采購產品說明和相關文件的要求
，以及雙方需簽署的交接手續等。特別應注意對產品交付過程中的產權轉移作出明確的界定，以避免造成雙方不必要的糾葛。這些采購程序的要求，還可以包括《采購產品的讓步
接收程序》、《不合格品處理程序》、《供需雙方糾紛處理程序》等。
3．過程的批準要求。對于某些重點工程以及航天、核能、軍工等領域，針對重要的采購產品可能提出過程的批準要求。例如，產品的加工工藝流程，要求供方必須嚴格遵守。
產品加工中不能漏掉某些工序，生產和服務提供中必須按批準的作業文件操作。執行的工藝要求如發生變更，應由組織批準后實施。特別是產品形成中的關鍵過程、重要過程及需
要確認的過程的控制，對過程能力的有關要求等，都應嚴格按組織的批準要求實施。對檢驗和試驗過程更應嚴格按組織的批準要求操作，其中可以包括驗證點和停止點的設置，檢
驗方法、步驟及對接收準則的批準要求等項內容。這些要求未經本組織批準，不得作任何變更。
4 設備的批準要求。對重要的采購產品，使用組織批準的加工設備可以確保采購產品的質量。一旦發生加工設備的變更，包括設備的規格、型號的變更都可能影響采購
采購產品加工設備的變更，應由本組織批準后實施。特別是對關鍵過程和特殊過程使用的設備，更應由組織批準。組織對必要的工藝裝備也可能提出批準要求。
5.人員資格的要求。根據采購產品的需求，組織可能對供方人員能力、操作水平及人員資格提出要求。例如，供方人員的技術能力、操作人員持證上崗等要求。
6.質量管理體系要求。對重要的供方、大批量采購產品的供方或長期合作的供方等，組織可能提出質量管理體系的全面要求，要求供方按GBH 19001MO（llfi準建立并保持質量
管理體系；要求通過質量管理體系認證，獲得認證合格證書，或由組織實施第二方質量管理體系審核，在滿足組織審核要求的前提下，方可作為本組織的合格供方。
對以上采購信息，應根據組織的實際需要向供方提出要求。這些采購信息都屬于標準742條款提出的“適當時”O在組織認為某項要求沒有必要，或不需要向供方提出，也不會
影響采購產品質量時，則可以不納人采購信息之中向供方提出要求。
GB/T19001—2000標準7.4.2條款還明確提出，在與供方溝通前，組織應確保所規定的采購要求是充分與適當的。這就要求組織在向供方提出采購產品要求亡前，進行較充分的
評審，以確保對供方提出的要求是全面的，是適用的。
采購產品的驗證
1.采購產品驗證的方式
GB/T19001—2000標準7.4.3條款提出，組織應確定并實施檢驗或其他必要的活動，以確保采購的產品滿足規定的采購要求。這就要求組織應針對本組織采購產品的特點，對采購
產品的驗證方式作出安排。驗證的目的是確保采購產品滿足現定的采購要求。一般情況下，組織對采購產品的驗證，存在以下幾種情況，見下圖：
組織對采購產品實施進貨檢驗或試驗，以及對采購產品實施進貨的驗證，是目前多數組織實施的驗證方式。在上面的關系圖中屬第2種驗證方式。
組織派出代表到供方貨源處進行驗證。例如，派出檢驗員到供方貨
源處進行檢驗或派出采購人員到供方現場進行綜合評價等。這種驗證方式對多數組織是適用的。在上面的關系圖中屬第1種驗證方式。
顧客派出代表到組織，在采購產品投產前進行驗證。顧客驗證合格時，組織可以投產使用，反之不能投產使用。這種情況只對重點工程或要求較高的產品適用。對于一般的產
品，顧客不會提出這種驗證方式。在上面的關系圖中屬第3種驗證方式。
顧客派出代表到供方貨源處進行驗證。當驗證合格時，供方可以向組織發貨，反之不能向組織發貨。只有對重點工程或要求較高的產品，顧客才提出這種要求。這種情況屬上
面關系圖中第4種驗證方式。
組織可根據實際需求，針對不同的采購產品，對驗證方式作出適當安排。
2.在供方貨源處驗證的安排以及產品放行的規定
GB/T19001—2000標準7.4.3條款提出，當組織或其顧客擬在供方現場實施驗證時，組織應在采購信息中對擬驗證的安排和產品放行的方法作出規定。根據我國的實際情況，顧
客到供方現場實施驗證的情況并不多見。只有對重點工程等，才提出這樣的要求。但組織派人到供方現場實施驗證的情況，則是普遍存在的。因此，對這種驗證的安排和產品放行
的方法應在采購信息中作出規定，并向供方以采購信息的方式提出，要求子以配合或予以滿足。
在有些情況下，組織可以派出檢驗員到供方貨源處進行驗證，這就要求組織需要在采購信息中作出安排。例如，由組織的哪個部門，派出什么資格的人員到供方現場驗證；組
織派出的驗證人員到現場后如何抽樣；按哪些標準或依據進行驗證或檢驗；驗證的結果需作出哪些記錄；驗證的結論給出后，應明確在什么情況下供方可以向組織發貨，在什么情
況下不能向組織發貨等。在這些驗證的安排和放行的方法作出規定后，應及時通報供方，以便供方與組織的有關部門聯系，于以接待，配合組織的驗證活動順利實施。
除此之外，組織經常發生的驗證活動是由采購部門派出采購人員到供方現場實施驗證。由于采購人員不具備檢驗能力，只能到供方進行現場綜合評價。在這種情況下，組織可
以在采購信息中規定由采購部門派出采購人員到供方現場實施驗證。驗證的方式和內容，可包括查驗采購產品的實物質量狀況，驗證產品的檢驗紀錄及產品合格證明資料，查驗產
品加工中的工藝執行情況，觀察加工設備是否符合相關規定，抽查操作人員的操作能力或持證上崗的證據等、通過這種驗證，對采購產品的質量狀況可以作出綜合評價，按規定做
好記錄，并給出在什么情況下可以發貨，在什么情況下不能發貨的結論。
除此之外，還可能存在其他的驗證(zheng)方式(shi)，應(ying)由組織具體子以識別和(he)確定，井在采購(gou)信息中作出安排。
鹽城宏儒顧問
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