1.簽到咨詢處
簽到咨詢處往往設置在會場的入口處，它的功能是維持入場秩序、記錄來賓情況。簽到咨詢處的工作包括檢査和收取請柬，索取來賓名片，要求來賓簽字，發放胸卡以及慶典資料(慶典議程、指南、禮品等）。可設置大型展示板或橫幅，上面清楚標明慶典活動名稱、主辦單位、承辦單位、贊助商等，同時，配備簽到名冊、簽到臺、簽到簿、簽字筆、名片盤等。簽到處的工作人員要留意重要人物及貴賓的到來，并負責將他們引導到休息室。另外，簽到處收集到的名片是非常有價值的資料，要指定專門的負責人收集、整理、分類、保存，以便日后聯系。


2.來賓休息室。
休息室一方面可作為來賓休息的場所，另一方面也可為來賓提供相互交流的機會。休息室一般配備簡單的飲料、茶水、水果、小點心和相關工作人員，其中茶水飲料主要有茶(或茶包)、純凈水、咖啡、方糖(或糖包）、果汁飲料等。來賓休息室是專為來賓而設的休息場所，除了為來賓提供飲料、水果或茶點外，還可播放一些舒緩的音樂或擺放一些報紙、雜志等。
3.衣帽存放間。
衣帽存放釀配有足夠的衣帽架、工作人員以及便于測的標牌，以便及時找到所寄存的衣帽。同時，還要注意及時提醒與會者在寄存衣帽前將貴重物品取出,以防丟失。
4.音響與照明器材。
隨著信息技術和電子技術的迅猛發展，慶典系統愈加趨近于智能化。音響主要是指有線話筒、擴音器和音箱。在室外開會時可安放髙音喇叭，一般在主持人、發言席上各設置一個座式有線話筒，在會場前方左右兩側放置音箱，音響必須保證會場所有人都聽得見，在準備和設置音響與照明設備的同時，要注意調試音響，檢查線路、插頭等,使其保持良好狀態。如有必要，應在會場周圍提前準備好備用電源(發電機），電工人員在主席臺后側待命，隨時準備維修和調試電器。要事先作好錄音、攝影或攝像的準備。


案例分析：不爭氣的音響
2005年，我國北方某著名大學舉行盛大的校慶活動。主要活動一慶典大會安排在學校體育場舉行,包括國家領導人在內的幾萬人出席慶典，主席臺和整個會場氣氛熱流奔放,顯得非常隆重。但是，慶典一開始，與會者就感覺聽不清發言者的聲音，會場上空回響的聲音讓人只覺得是一片噪音，此時，慶典主持人和前面祝賀的領導只能硬著頭皮講下去。到該省省長講話時，這位省長首先問與會者有多少能聽清講話，請能聽清講話的舉手，結果一開始寥寥無幾，反復問了幾遍后，舉手的人才逐漸多起來。而后，這位省長語重心長地說這樣一所名校,校慶就是要體現你們的名望，體現你們的嚴謹的作風，會場音響怎么能不引起你們的重視？怎么能事前不作好準備？這應引起學校重視。”
分析:這個案例中，省長對音響效果不好的批評顯得嚴厲，但批評得有道理。精心準備、花費巨大的慶典就因為慶典會場布置準備不充分、不嚴謹而出現這一遺憾而顯得黯然失色，可以說這是組織者沒有預料到的。如果事前演練，做好調試,并預備好彌補措施，就不可能造成這樣嚴重的影響。